Manager:in für Administration und HR (m/w/d)

Verein Donau Soja 3-5y Mid Level  Wien, Wien, Österreich 16 Apr 2021

Job Description

Zur Verstärkung des Teams in Wien sucht Donau Soja eine:n

Manager:in für Administration und HR (m/w/d)

Donau Soja ist eine gemeinnützige europäische Organisation mit Sitz in Wien und Büros in mehreren süd-ost-europäischen Ländern. Wir setzten uns für die Europäisierung der Eiweißversorgung auf Basis nachhaltig angebauter, ohne Gentechnik hergestellter Sojabohnen aus der Donauregion bzw. Europa ein.

Sie suchen…

…eine interessante Vollzeitstelle in einer international tätigen Organisation mit einer Perspektive, sich in eine Führungsrolle weiter zu entwickeln?

Wir suchen…

…eine engagierte und verantwortungsvolle Persönlichkeit mit viel Eigeninitiative, die für den Bereich Office Management / Administration hauptverantwortlich ist, Human Resources unterstützt und die in ein bis zwei Jahren diese Aufgaben in einer leitenden Position übernimmt!

Tätigkeitsprofil

  • Als Office Manager*in sind Sie die erste Anlaufstelle für alle organisatorischen und administrativen Belange für unser Wiener Büro mit 15 Mitarbeiter*innen
  • Sie kontrollieren die Einhaltung der Organisationsabläufe und engagieren sich in der Gestaltung neuer bzw. verbesserter Abläufe inkl. der Erstellung von Richtlinien
  • Sie sind verantwortlich für die Verwaltung von Telefon, Post und allgemeine Office-Emails, für den Gästeempfang und -betreuung sowie die Verwaltung aller Meetingräume (inkl. virtuelle Räume)
  • Sie haben das Management der Büroorganisation gut im Griff und kümmern sich um die Beschaffung von jeglichem Bürobedarf, Bewirtungen und Einkauf
  • Sie unterstützen das Team bei der Erstellung von vorgefertigten Verträgen, dem Unterschriftenlauf und sind für die Ablage aller vertraglichen Dokumente verantwortlich
  • Sie übernehmen Aufgaben im Bereich Human Resources: Ablage und Verwaltung von Urlaubsanträgen / Krankenständen / Zeitausgleich, Posting von Online-Jobinseraten, Koordination von Bewerbungen, Erstellung von Dienstverträgen nach vorgegebenen Mustern, On-Boarding neuer Mitarbeiter*innen, Sicherheitsvorschriften
  • Sie unterstützen das Leitungsteam mit allgemeinen Sekretariatsagenden mit Schwerpunkt Terminkoordination, Eventmanagement, Korrespondenz, Formatierung von Dokumenten und Recherchen
  • Sie unterstützen bei Bedarf die Finanzabteilung in der Rechnungsverwaltung und bei Förderabrechnungen

Anforderungsprofil

  • Abgeschlossenes Studium (Bachelor) in Business Administration oder fundierte gleichwertige Kenntnisse aus mehrjähriger Berufserfahrung
  • Mindestens 3 Jahre praktische Erfahrung in relevanten Tätigkeitsbereichen
  • Sehr gute MS-Office Kenntnisse und ausgeprägte EDV-Affinität sind ein Muss, ebenso Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse, weiter Sprachen von Vorteil
  • Qualitäts- und lösungsorientierte sowie strukturierte Arbeitsweise, Genauigkeit und Sorgfalt
  • Selbstständiger und proaktiver Arbeitsstil (Hands-On Mentalität)
  • Kommunikativer Teamspieler – Sie telefonieren gerne mit Kunden und schriftliche Korrespondenz geht Ihnen leicht von der Hand
  • Bereitschaft zur Übernahme von Eigenverantwortung, selbstständiges und gewissenhaftes Arbeiten
  • Interesse an Nachhaltigkeit und Identifizierung mit den Zielen von Donau Soja

Wir bieten Ihnen

  • Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in vielen Bereichen einer internationalen Organisation
  • Enge Zusammenarbeit mit Teamkolleg*innen aus vier europäischen Ländern
  • Arbeiten an der Schnittstelle zwischen Privatwirtschaft, Politik und Zivilgesellschaft
  • Eine Gelegenheit, in ein bis zwei Jahren eine Führungsposition einzunehmen
  • Eine Vollzeitposition an einem attraktiven Dienstort (1010 Wien, zentrale Lage)

Für diese Position bieten wir ein attraktives Entgelt, das Ihrer Qualifikation und Erfahrung entspricht. Aus gesetzlichen Gründen weisen wir daraufhin hin, dass ein KV-Mindestgehalt von 2.000 EUR brutto pro Monat gilt. Überzahlung bei entsprechender Berufserfahrung und Qualifikation ist vorgesehen.

Wenn Sie diese herausfordernde Position mit Entwicklungspotential interessiert, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, bevorzugt per E-Mail mit dem Betreff „Bewerbung Office Manager / Administration“ an DI Gertrud Körbler, administration@donausoja.org.


Bitte vergessen Sie nicht, bei Ihrer Bewerbung politjobs.at zu erwähnen!

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